Facturas repartidas en varios sitios
Unas llegan al correo, otras por WhatsApp, los tickets se quedan en la cartera y algún albarán acaba en la furgoneta. Hasta que la gestoría las pide, es difícil saber si están todas.
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Sus facturas de proveedor, leídas y clasificadas en su contabilidad sin teclearlas a mano
Cada factura ya trae escritos el proveedor, la fecha, el número, la base y el IVA, y aun así lo habitual es copiarlos a mano en el programa, campo por campo. Aquí le explico cómo el sistema lee esos datos, los lleva a la cuenta que corresponde y le deja la factura preparada para que la revise y la confirme. Funciona dentro de Odoo, junto con el resto de su contabilidad.
Si prefiere hablarlo directamente, llámeme al 611 469 469 o escríbame por WhatsApp.
Rafael Alcalde Molina · Economista · Odoo y soluciones a medida · Antes de que decida nada, proceso diez facturas suyas con usted delante
Factura · 2026A06989828/07/2026
FACTURA RECIBIDA
ProveedorTESYS INTERNET S.L.U.NIF B-26309096
Nº factura2026A069898Fecha 28/07/2026
RégimenNacional
LÍNEAS DE GASTO
Servidor cloud dedicado112,35 €629002 Infraestructura cloud y hosting
Backup gestionado 500 GB25,59 €629008 Almacenamiento y copias de seguridad
Base imponible137,94 €
IVA 21 %28,97 €
TOTAL166,91 €
El punto de partida · 01
Dónde se va el tiempo cuando las facturas se meten a mano
Meter facturas a mano no es complicado, pero es un trabajo que no se acaba nunca. Tiene cuatro costes que no aparecen en la cuenta de resultados y que, sin embargo, se pagan cada mes:
Tiempo de tecleo
Cada factura lleva entre dos y cinco minutos, porque hay que pasar al programa datos que ya vienen impresos en el papel. Con cuarenta facturas al mes, son dos horas y media copiando datos.
Todo en la cuenta genérica
Con prisa, es fácil que todo vaya a la cuenta genérica: las compras a la 600 y los servicios a la 629, que son los apartados generales del plan contable. El asiento cuadra, pero a fin de año no puede saber cuánto se fue en gasóleo, en software o en subcontratas.
Los números llegan tarde
Cuando las facturas se meten con retraso, los números se ven por primera vez al declarar. En ese momento sirven para presentar el impuesto, pero ya es tarde para corregir nada del año.
Quiero ver cómo quedaría con mis facturas
Proceso diez facturas suyas con usted delante, sin coste, para que vea el resultado antes de decidir.
El resultado · 02
Qué aparece en su contabilidad cuando llega una factura
Basta con reenviar la factura a una dirección de correo, o con dar esa dirección a su proveedor para que la envíe él. Cuando abre el programa, encuentra un borrador como este, es decir, la factura ya rellenada pero todavía sin contabilizar:
Factura · 2026A06989828/07/2026
FACTURA RECIBIDA
ProveedorTESYS INTERNET S.L.U.NIF B-26309096
Nº factura2026A069898Fecha 28/07/2026
RégimenNacional
LÍNEAS DE GASTO
Servidor cloud dedicado112,35 €629002 Infraestructura cloud y hosting
Backup gestionado 500 GB25,59 €629008 Almacenamiento y copias de seguridad
Base imponible137,94 €
IVA 21 %28,97 €
TOTAL166,91 €
Fíjese en la columna de la derecha: cada línea va a una subcuenta concreta, como la 629002 para el hosting. Una subcuenta es un apartado más detallado dentro de una cuenta general, y gracias a ella la contabilidad le dice en qué se ha gastado el dinero, y no solo «otros servicios».
Quiero ver una factura mía procesada
Proceso diez facturas suyas con usted delante, sin coste, y verá el borrador real antes de decidir.
El proceso · 03
Cómo funciona, paso a paso
Son cinco pasos: los cuatro primeros los hace el sistema y el último, la confirmación, lo da usted.
1
Llega la factura
La factura llega por correo a una dirección suya. También sirve la foto de un ticket hecha con el móvil.
2
Se leen los datos
El sistema lee el documento con inteligencia artificial y extrae el proveedor (lo reconoce por su NIF), el número, la fecha y cada línea de gasto. Si el proveedor no estaba dado de alta o le faltaba el NIF, completa su ficha.
3
Se clasifica cada línea
Cada línea va a la subcuenta que le corresponde: la tornillería a tornillería, el gasóleo a gasóleo, las cuotas de software a software. También aplica el IVA que toca según de dónde venga la factura.
4
Se comprueba
Revisa que la suma de las líneas dé la base imponible, que la base por el tipo de IVA dé la cuota, que el total coincida con el impreso en la factura y que esa factura no esté ya registrada.
5
Confirma usted
El sistema deja el borrador preparado y se detiene ahí: no contabiliza nada por su cuenta. Usted lo revisa y, si está bien, lo confirma.
15 facturas · 88 segundos · 0 tecleadas
Quiero ver estos pasos con mis facturas
Es una videollamada de treinta minutos, sin coste, en la que proceso sus facturas con usted delante.
Cómo evita errores · 04
Ocho reglas de funcionamiento, explicadas una a una
Solo usa cuentas de su plan contable, y nunca la genérica
El sistema solo puede elegir entre las subcuentas de su propio plan contable, la lista de cuentas en la que su empresa anota cada tipo de gasto; nunca crea cuentas nuevas por iniciativa propia. Si una línea no encaja en ninguna, no la manda a la 600 ni a la 629 para salir del paso: aparta la factura y le propone la subcuenta que faltaría, para que usted decida si la crea. Así la cuenta genérica nunca se usa por comodidad.
Lectura automática (OCR) sin reglas contables
- «Otros servicios 629000»
- «Compras varias 600000»
- Puede crear cuentas sobre la marcha
El OCR convierte en texto lo que pone el documento y ahorra teclear. Por sí solo no conoce su plan contable, así que el gasto suele quedar agrupado y a fin de año cuesta saber en qué se fue.
Con su plan contable
- 629002 Infraestructura cloud y hostingde su plan contable
- 629008 Almacenamiento y copiasde su plan contable
- Si no encaja, aparta y proponenunca fuerza la genérica
Cada línea queda en su subcuenta, siempre dentro de las cuentas que ya tiene.
Si los números no cuadran, no registra nada
Repasa la aritmética contra el propio documento. Si un importe no aparece impreso en la factura, no entra en su contabilidad.
Reconoce la factura repetida
Si la misma factura llega dos veces, porque se reenvió o se descargó dos veces del proveedor, solo se registra una. En la primera puesta en marcha con un cliente detectó un duplicado que ya estaba contabilizado: 78,47 € que se habrían contado dos veces.
Recuerda sus correcciones
Imputar es decidir a qué cuenta va un gasto. Cada vez que usted confirma una imputación, el sistema la recuerda para ese proveedor, y la siguiente factura igual se resuelve directamente, sin pasar por la inteligencia artificial. Con el uso, cada vez más facturas se resuelven con su propio criterio.
Explica cada decisión
Queda anotado por qué eligió esa cuenta, con qué modelo, en qué momento y con qué datos. Si su asesoría pregunta por una imputación, puede enseñarle el motivo.
También completa los datos fiscales
Rellena el NIF, el país y el régimen fiscal del proveedor. De esos datos salen el modelo 347 (la declaración anual de operaciones con terceros) y el 349 (la de operaciones con otros países de la UE), así que conviene que estén bien desde el primer día.
No contabiliza por su cuenta
Todo queda en borrador hasta que usted lo confirma. La decisión final sigue siendo suya.
Quiero aplicarlo en mi contabilidad
Sin coste y sin compromiso. Si veo que no encaja con su caso, se lo digo con claridad.
Con qué se compara · 05
Tres formas de registrar facturas, comparadas
Meterlas a mano, usar la lectura automática (OCR) que incluyen muchos programas o usar este sistema. Las tres pueden parecer lo mismo; la diferencia está en hasta dónde llega cada una:
| Criterio | A mano | OCR estándar | Este sistema |
|---|---|---|---|
| Lee la factura | No | Sí | Sí |
| Identifica al proveedor | Buscándolo usted | A veces | Por su NIF |
| Da de alta al proveedor que falta | Usted | No | Con sus datos fiscales |
| Elige la cuenta | Usted | Genérica | Subcuenta concreta |
| Puede usar una cuenta genérica | Sí | Sí | No |
| Comprueba que los importes cuadran | Usted | No | Contra el papel |
| Detecta duplicados | Si se acuerda | No | Sí |
| Recuerda sus correcciones | No | No | Sí |
| Deja constancia de por qué | No | No | De cada decisión |
| Contabiliza por su cuenta | — | A veces | Nunca |
| Tiempo por factura | 2–5 min | 1–2 min + repasar | 6 segundos |
Un OCR estándar es útil, porque le ahorra teclear. Lo que no suele resolver es la clasificación, ya que no conoce su plan contable, y por eso el gasto tiende a acabar en la cuenta genérica y cuesta saber en qué se va el dinero.
Ver una factura mía procesada
Con una factura suya, no con un ejemplo. Sin coste.
Un caso real · 06
Qué pasó en una puesta en marcha real
El 29 de julio de 2026 lo puse en marcha en una pyme de servicios con una sola persona en administración. Había 15 facturas de proveedor acumuladas en el programa, en borrador y vacías: solo tenían el PDF adjunto, sin proveedor, fecha ni número.
15Facturas procesadas (de 15)
88 sTiempo total
0Líneas en cuenta genérica
- 15 de 15 facturas procesadas sin teclear ningún dato.
- 88 segundos en total para las quince facturas.
- 0 líneas en cuenta genérica: ninguna fue a la 600 ni a la 629.
- 0 facturas contabilizadas sin confirmación: todo quedó en borrador.
- 1 duplicado detectado: una factura de 78,47 € que ya estaba contabilizada y se habría contado dos veces.
- 3 de 3 proveedores completados con su NIF y régimen fiscal.
- 5 subcuentas distintas utilizadas, de las 83 que se crearon para su actividad, en lugar de una sola cuenta general.
Estas cifras son solo la parte de las facturas de proveedor. Es una pieza de la contabilidad de la empresa en Odoo, no un programa aparte: lo que se confirma aquí es lo mismo que después aparece en el IVA, en el balance y en la cuenta de pérdidas y ganancias.
Quiero probarlo con mis facturas
La prueba se hace con sus facturas reales, no con un ejemplo preparado.
Qué cambia en el día a día · 07
Qué cambia para quien lleva la administración, y para su asesoría
Para mí, este es el cambio más importante, y tiene más que ver con las personas que con el programa.
Es habitual que alguien —quizá usted— dedique cada semana varias horas a introducir datos. Es un trabajo difícil de delegar del todo, porque hay que conocer la empresa, y a la vez es mecánico y cansado. Además, si esa persona se va de vacaciones, la administración se queda parada.
Con el sistema en marcha, esa misma persona abre el programa, revisa lo que ya está preparado y lo confirma. Su trabajo deja de ser copiar datos y pasa a ser supervisar.
Pasa de teclear a revisar, y gana tiempo para otras tareas.
Su asesoría sigue siendo la suya. Como configuro la contabilidad en Odoo automatizada al máximo, su papel pasa a ser revisarla antes de presentar los impuestos, sin tener que volver a teclear nada.
El precio · 08
Cómo se fija el precio
No le doy una cifra orientativa porque el precio depende de su punto de partida: cuántas facturas recibe, en qué estado está su contabilidad y si ya trabaja con Odoo. Por eso empiezo con un diagnóstico sin coste y, después, le envío por escrito en 48 horas una propuesta con el precio cerrado y la fecha de entrega de cada fase.
| Qué se tiene en cuenta | Cómo influye |
|---|---|
| Su punto de partidaCuántas facturas de proveedor recibe, en qué estado está su contabilidad y si ya tiene Odoo. | Precio cerradoPor escrito, en 48 horas tras el diagnósticoCon más volumen o más desorden de partida, la puesta en marcha lleva más trabajo; con todo ordenado, menos. |
| Contabilidad completa en OdooFacturación, compras y gastos, bancos y conciliación bancaria (cuadrar los movimientos del banco con lo contabilizado), IVA y modelos de la AEAT, balance y cuenta de pérdidas y ganancias, todo en un mismo programa. | Si la necesitaEn una fase previaSi todavía no tiene Odoo, primero va la fase de implantación (servicio 1 o 2) y la lectura de facturas se suma después. Lo verá detallado en la propuesta. |
| Puesta en marchaConexión del correo, adaptación de las cuentas a su actividad y configuración con sus facturas delante. | En la propuestaLe explico por escrito qué incluye y qué cuesta, antes de que decida nada. |
| Diagnóstico de su oficina | Sin coste |
- Primero el diagnóstico y después el precio, siempre por escrito.
- Funciona sobre Odoo, un programa de gestión que reúne toda la contabilidad en un mismo sitio; si no lo tiene, se lo implanto yo en una fase previa.
- Entrega garantizada por fases: cada fase, funcionando en 14 días como máximo. La fecha de entrega de cada fase queda escrita en la propuesta.
- Es uno de los desarrollos a medida con inteligencia artificial del servicio 3.
Pedir el diagnóstico sin coste
Después del diagnóstico, le envío en 48 horas la propuesta por escrito con el precio cerrado y la fecha de entrega de cada fase.
Preguntas frecuentes · 10
Las dudas que más me plantean
¿Contabiliza por su cuenta? ¿Puede registrar algo sin que yo lo vea?
No. Todo queda en borrador hasta que usted lo confirma. Lo he diseñado así a propósito: un asiento contable, que es el apunte que registra la operación en los libros, es responsabilidad de quien lleva la empresa, y prefiero que la última palabra la tenga siempre una persona.
¿Y si se equivoca de cuenta?
Puede ocurrir, y por eso la confirmación le corresponde a usted. Lo que no hace es usar una cuenta que no exista en su plan contable, ni recurrir a la genérica para salir del paso. Cuando usted corrige una imputación, el sistema la recuerda y la aplica a las siguientes facturas de ese proveedor.
¿Necesito Odoo?
Sí, porque el sistema está construido sobre Odoo. Si todavía no lo tiene, se lo implanto antes, en su propia fase, con la contabilidad completa: facturación, compras y gastos, bancos y conciliación bancaria, IVA y modelos de la AEAT, balance y cuenta de pérdidas y ganancias. Si ahora usa Sage, A3, Contasol, Holded o un Excel, el paso de sus datos a Odoo (la migración) forma parte de esa implantación.
¿Y las facturas que me llegan en papel?
Basta con que les haga una foto con el móvil. Con los tickets y las facturas fotografiadas hay una comprobación más: el sistema lee la imagen dos veces por separado y solo continúa si las dos lecturas dan el mismo importe. Si la foto sale borrosa, le avisa en lugar de suponer una cifra.
¿Cuánto se tarda en tenerlo funcionando?
Se lo entrego por fases de 14 días naturales como máximo, contados desde la fecha de arranque de la propuesta, y cada fase termina con una parte funcionando con sus facturas reales y explicada a quien la va a usar. Si su contabilidad ya está en Odoo, se empieza directamente por la puesta en marcha, incluida la adaptación de las cuentas a su actividad; si antes hay que implantar Odoo o poner al día la contabilidad, eso va en una fase previa. La fecha de entrega de cada fase queda escrita en la propuesta. Después, procesar las facturas que tenga atrasadas es cuestión de una tarde.
¿Qué pasa con mi gestoría?
Sigue siendo la suya. Configuro la contabilidad en Odoo automatizada al máximo para que su asesoría solo tenga que revisarla antes de presentar los impuestos, en lugar de recibir una caja de papeles y volver a teclearla.
¿Mis datos salen de mi empresa?
El texto de las facturas se envía al motor de inteligencia artificial para que las clasifique. Si en su sector eso supone un problema, existe la opción de instalar el motor dentro de su propio servidor. Lo vemos con calma en la videollamada.
¿Y si un mes no me llega ninguna factura por correo?
Puede subirlas arrastrándolas al programa y el proceso es exactamente el mismo. El correo es la vía más cómoda, pero no la única.
En resumen: el sistema prepara las facturas y usted decide.
Implanto el sistema en Odoo, junto con el resto de la contabilidad si lo necesita, lo adapto a su actividad y lo dejo funcionando. A partir de ahí, quien lleva la administración revisa y confirma en lugar de teclear, y su asesoría solo tiene que revisar antes de presentar los impuestos.
Quiero hablar de mi caso
Rafael Alcalde Molina · Ágora Delfos Agency · 611 469 469 · WhatsApp