El cajón
Facturas en el correo, facturas en WhatsApp, tickets en la cartera y un albarán en el salpicadero de la furgoneta. Nadie sabe si están todas hasta que llama la gestoría.
Facturas de proveedor automáticas · Cartagena y Región de Murcia
No necesitas más manos en la oficina. Necesitas dejar de teclear lo que ya está escrito.
La factura que te acaba de llegar ya lleva dentro el proveedor, la fecha, la base, el IVA y el número. Todo. Y alguien de tu equipo se va a pasar la mañana copiándolo a mano en un programa, campo por campo. Eso no es administrar. Eso es transcribir.
Rafael Alcalde Molina · Economista y desarrollador · Te proceso diez facturas tuyas delante, antes de que decidas nada
Factura · 2026A06989828/07/2026
FACTURA RECIBIDA
ProveedorTESYS INTERNET S.L.U.NIF B-26309096
Nº factura2026A069898Fecha 28/07/2026
RégimenNacional
LÍNEAS DE GASTO
Servidor cloud dedicado112,35 €629002 Infraestructura cloud y hosting
Backup gestionado 500 GB25,59 €629008 Almacenamiento y copias de seguridad
Base imponible137,94 €
IVA 21 %28,97 €
TOTAL166,91 €
El problema · 01
Llevar la administración no es difícil. Es que nunca acaba, y lo que nunca acaba se hace tarde y mal.
La administración tiene cuatro costes que no aparecen en ninguna cuenta de resultados, pero se pagan todos los meses.
El teclado
Cada factura son entre dos y cinco minutos de teclear datos que ya están impresos en el papel que tienes delante. Cuarenta facturas al mes son dos horas y media de copiar y pegar.
La cuenta de siempre
Cuando hay prisa, todo acaba en la cuenta genérica. Compras en la 600, servicios en la 629. El asiento cuadra, el balance cuadra, y a fin de año no sabes cuánto te has gastado en gasóleo, ni en software, ni en subcontratar.
El susto de enero
Nadie mira los números hasta que hay que declararlos. Y entonces ya no se pueden cambiar.
2,5 h al mes · 0 visibilidad · 1 persona atada
Quiero ver cómo queda mi oficina
Te proceso diez facturas tuyas delante, sin coste. Ves el resultado antes de decidir nada.
Qué recibes · 02
Esto es lo que aparece en tu contabilidad, sin que nadie lo teclee.
Reenvías la factura a una dirección de correo. O se la das directamente a tu proveedor para que la mande él. Cuando entras en el programa, el borrador ya está hecho:
Factura · 2026A06989828/07/2026
FACTURA RECIBIDA
ProveedorTESYS INTERNET S.L.U.NIF B-26309096
Nº factura2026A069898Fecha 28/07/2026
RégimenNacional
LÍNEAS DE GASTO
Servidor cloud dedicado112,35 €629002 Infraestructura cloud y hosting
Backup gestionado 500 GB25,59 €629008 Almacenamiento y copias de seguridad
Base imponible137,94 €
IVA 21 %28,97 €
TOTAL166,91 €
Fíjate en la columna de la derecha. No pone «Otros servicios». Pone en qué te has gastado el dinero.
Quiero ver mi factura procesada
Proceso diez facturas tuyas delante, sin coste. Ves el borrador real antes de decidir nada.
Cómo funciona · 03
Cinco pasos. Cuatro los hace el sistema.
La factura entra por correo y sale clasificada en tu contabilidad. Tú confirmas.
1
Entra
La factura llega por correo a una dirección tuya. También vale una foto de un ticket desde el móvil.
2
Lee
Saca el proveedor por su NIF, el número de factura, la fecha y cada línea de gasto. Si el proveedor no estaba dado de alta, o le faltaba el NIF, lo completa.
3
Clasifica
Cada línea a su subcuenta. Tornillería a tornillería, gasóleo a gasóleo, cuotas de software a cuotas de software. Y le pone el IVA que corresponde según de dónde venga la factura.
4
Comprueba
Que la suma de las líneas dé la base. Que la base por el tipo dé la cuota. Que el total coincida con lo impreso en el papel. Que esa factura no esté ya registrada.
5
Confirmas tú
El sistema deja el borrador hecho y para. No contabiliza nada. Tú miras y das al botón.
15 facturas · 88 segundos · 0 tecleadas
Quiero este flujo en mi empresa
Videollamada de treinta minutos, sin coste. Proceso tus facturas delante.
Por qué funciona · 04
Ocho decisiones que notarás el primer trimestre.
No puede inventarse una cuenta, ni usar la genérica
El sistema elige de una lista cerrada, construida desde tu propio plan contable: lo que no está en tu plan no existe para él. Y si no encuentra la subcuenta adecuada, no la fuerza a la 600 ni a la 629: aparta la factura y te propone la subcuenta que falta, para que decidas si la creas. El atajo cómodo está cerrado por diseño.
Un OCR sin reglas
- «Otros servicios 629000»
- «Compras varias 600000»
- Crea la cuenta sobre la marcha
Cuadra el asiento. Y a fin de año no sabes en qué te has gastado el dinero.
Tu sistema
- 629002 Infraestructura cloud y hostingde tu plan contable
- 629008 Almacenamiento y copiasde tu plan contable
- Si no encaja, aparta y proponenunca fuerza la genérica
Cada línea en su subcuenta. Lo que no está en tu plan, no existe.
Si los números no cuadran, no escribe
Comprueba la aritmética contra el propio papel. Un importe que no aparece impreso en la factura no entra. Ni uno.
Reconoce la factura repetida
La misma factura reenviada dos veces, o descargada dos veces del proveedor, no se registra dos veces. En la primera puesta en marcha de un cliente detectó un duplicado que ya estaba contabilizado: 78,47 € que se habrían contado dos veces.
Aprende de ti, no de sí mismo
Cada vez que confirmas una imputación, la recuerda para ese proveedor. La siguiente factura igual se resuelve sola, sin inteligencia artificial de por medio. Cuanto más lo usas, menos depende del modelo y más de tu criterio.
Deja el rastro de cada decisión
Por qué eligió esa cuenta, con qué modelo, en qué momento y con qué datos exactos. Si tu asesoría pregunta, hay respuesta.
Completa los datos fiscales, no sólo los contables
NIF, país y régimen fiscal del proveedor. Es lo que hace que el 347 y el 349 salgan bien, y es lo que nadie mira hasta que Hacienda escribe.
No contabiliza. Nunca
Todo queda en borrador. La firma sigue siendo tuya.
Quiero estas reglas en mi contabilidad
Sin coste y sin compromiso. Si no encajas, te lo digo y no te lo vendo.
Con qué se compara · 05
Teclearlo a mano, el OCR que trae cualquier programa, y esto.
Las tres cosas suenan a «automatizar facturas». Sólo una llega a la subcuenta correcta sin contabilizar nada.
| Criterio | A mano | OCR estándar | Oficina Automatizada |
|---|---|---|---|
| Lee la factura | No | Sí | Sí |
| Identifica al proveedor | Buscándolo tú | A veces | Por su NIF |
| Da de alta al proveedor que falta | Tú | No | Con sus datos fiscales |
| Elige la cuenta | Tú | Genérica | Subcuenta concreta |
| Puede usar una cuenta genérica | Sí | Siempre | Prohibido |
| Comprueba que los importes cuadran | Tú | No | Contra el papel |
| Detecta duplicados | Si te acuerdas | No | Sí |
| Aprende de tus correcciones | No | No | Sí |
| Deja constancia de por qué | No | No | De cada decisión |
| Contabiliza solo | — | A veces | Nunca |
| Tiempo por factura | 2–5 min | 1–2 min + repasar | 6 segundos |
Un OCR genérico te ahorra teclear. Te deja el mismo problema de fondo: todo acaba en la cuenta de siempre y nadie sabe en qué se va el dinero.
Enséñame una factura procesada
La tuya, no una de ejemplo. Sin coste.
Lo que da de sí · 06
Los números de una puesta en marcha real. No de una demostración preparada.
29 de julio de 2026. Pyme de servicios, un solo administrador. 15 facturas de proveedor acumuladas en el programa, todas en borrador, todas vacías. Sólo el PDF adjunto. Ninguna tenía proveedor, ni fecha, ni número.
15Facturas procesadas (de 15)
88 sTiempo total
0Líneas en cuenta genérica
- 15 de 15 facturas procesadas, sin que nadie tecleara una.
- 88 segundos de tiempo total, las quince facturas.
- 0 líneas en cuenta genérica. Ninguna se fue a la 600 ni a la 629.
- 0 facturas contabilizadas sin permiso. Todo quedó en borrador.
- 1 duplicado detectado: 78,47 € que ya estaba contabilizado y se habrían contado dos veces.
- 3 de 3 proveedores completados con su NIF y régimen fiscal.
- 5 subcuentas distintas utilizadas, no una sola cuenta comodín.
Antes de eso hubo que hacer el trabajo que no se ve: montar el cuadro de subcuentas de esa empresa. 83 subcuentas nuevas, pensadas para su actividad concreta, no una plantilla.
Quiero estos números en mi empresa
Sobre tus facturas reales, no sobre un ejemplo preparado.
Quién lo lleva después · 07
Una persona. Y su trabajo ya no es teclear.
Este es el cambio que de verdad importa, y no va de software.
Hoy tienes a alguien —quizá tú— dedicando media jornada a introducir datos. Es un trabajo que no se puede delegar del todo, porque hay que saber de la empresa, y que a la vez es mecánico y agotador. Y si esa persona se va de vacaciones, la administración se para.
Con el sistema montado, esa misma persona abre el programa, revisa lo que ya está hecho y confirma. Su trabajo pasa de transcribir a supervisar.
Ve los errores en vez de cometerlos. Y le sobra la mañana.
No hace falta contratar a nadie más. Hace falta que quien ya está deje de hacer trabajo de máquina.
Lo que cuesta · 08
Precios, sin «consúltanos». Como en todo lo demás.
La puesta en marcha se mueve entre 900 y 3.000 € según el desorden de partida y cuántas subcuentas hay que montar. La horquilla se cierra en la videollamada, con tus facturas delante.
| Concepto | Precio |
|---|---|
| Puesta en marchaCuadro de subcuentas, conexión del correo y configuración con tus facturas delante. | 900 – 3.000 €Según envergaduraLo que mueve el precio es el desorden de partida y cuántas subcuentas hay que montar. |
| Cuadro de subcuentas a medida de tu actividad | IncluidoNo es una plantilla: se piensa para tu negocio. |
| Coste de proceso por facturaSe paga por factura procesada. | CéntimosCon un tope de gasto que fijas tú y que el sistema no puede superar. |
| Diagnóstico de tu oficina | Sin coste |
- Importes sin IVA.
- Funciona sobre Odoo; si no lo tienes, lo montamos.
Quiero mi diagnóstico
Sin coste. La horquilla la cerramos en la videollamada, con tus facturas delante.
Preguntas frecuentes · 10
Lo que preguntan siempre.
¿Contabiliza solo? ¿Se me va a colar algo?
No contabiliza nada. Deja todo en borrador y tú confirmas. Es una decisión de diseño, no una limitación: la responsabilidad de un asiento es tuya y no la va a firmar una máquina.
¿Y si se equivoca de cuenta?
Puede pasar, y por eso confirmas tú. Lo que no puede pasar es que se invente una cuenta que no existe en tu plan, ni que use la genérica para salir del paso. Cuando corriges una imputación, la recuerda y no vuelve a preguntar por ese proveedor.
¿Necesito Odoo?
Sí, es sobre lo que está construido. Si vienes de Sage, A3, Contasol, Holded o de un Excel, la migración forma parte de la puesta en marcha.
¿Y las facturas que me llegan en papel?
Foto con el móvil. Para tickets y facturas fotografiadas hay un paso extra: el sistema lee la imagen dos veces por separado y sólo sigue adelante si las dos lecturas coinciden en el importe. Si la foto está borrosa, te lo dice en vez de inventarse una cifra.
¿Cuánto se tarda en tenerlo funcionando?
El cuadro de subcuentas y la puesta en marcha, entre una y tres semanas según el desorden de partida. Procesar tus facturas atrasadas, una tarde.
¿Qué pasa con mi gestoría?
Nada, sigue siendo la tuya. Trabaja mejor: recibe la contabilidad hecha y desglosada en vez de una caja de papeles. Conviene que valide el cuadro de subcuentas antes de arrancar.
¿Mis datos salen de mi empresa?
El texto de las facturas se envía al motor de inteligencia artificial para clasificarlas. Si esto es un problema en tu sector, existe la opción de montar el motor dentro de tu propio servidor. Se habla en la videollamada.
¿Y si un mes no me llega ninguna factura por correo?
Las subes arrastrándolas al programa y hace exactamente lo mismo. El correo es la vía cómoda, no la única.
Tu oficina no necesita más gente. Necesita dejar de hacer trabajo de máquina.
Montamos el sistema, lo adaptamos a tu actividad y lo dejamos funcionando. A partir de ahí, una persona lleva toda la administración de tu empresa y su trabajo es mirar, no teclear.
Quiero que mi oficina funcione así
Rafael Alcalde Molina · Ágora Delfos · 611 469 469